Бухгалтер для кафе: учёт и цена

Почему учёт в кафе сложнее, чем в обычном ИП или ООО

В обычной торговле бухгалтер видит движение товара: купили — продали — списали остаток. В кафе между «купили» и «продали» есть промежуточный этап — переработка. Килограмм картофеля превращается в тридцать порций гарнира, и учёт должен это отразить через калькуляционные карты, а не просто через приход и расход товара. Отсюда и специфика: нужен товарный учёт, техкарты на блюда, учёт списаний по нормам, а часто ещё и ЕГАИС с несколькими кассами на разные точки.

Товарный учёт: остатки, себестоимость блюд, списания

Самая частая ошибка — списывать продукты «по факту», без привязки к калькуляции. В итоге на бумаге кафе продало 200 порций борща, а фактический расход мяса и овощей по накладным соответствует 260 порциям. Разница — либо воровство, либо неучтённые списания порчи, и без техкарт эту дыру не найти. Мы в таких случаях сверяем нормативный расход по калькуляциям с фактическим расходом по складским остаткам — заметное расхождение почти всегда говорит о проблеме в учёте или на кухне.

Кассы и ЕГАИС: что обязательно, если продаёте алкоголь

Если в меню есть алкоголь, кафе обязано фиксировать закупку, остатки и продажу через ЕГАИС по закону 171-ФЗ, а на кассе — пробивать чек с реквизитами по 54-ФЗ. Без алкоголя достаточно обычной онлайн-кассы, но требование к ней сохраняется даже для точек навынос. Частая ситуация: кафе продаёт пиво без лицензии, думая, что это не крепкий алкоголь и ЕГАИС не касается — касается, декларирование пива в системе обязательно.

УСН или патент: что выгоднее для кафе и когда патент не подходит

Патент подходит ИП с одним залом до 150 м² — фиксированный платёж не зависит от оборота, что выгодно при высокой марке. Но как только точек становится две или площадь превышает лимит, патент слетает целиком, и налоги пересчитываются по УСН с начала периода — это регулируется главой 26.5 НК РФ. Для ООО патента нет вообще, только УСН «доходы минус расходы» — обычно выгоднее из-за большой доли затрат на продукты и зарплату.

Зарплата и кадры при сменном графике: официанты, повара, бармены

Сменный график 2/2 или скользящий требует правильного расчёта суммированного учёта рабочего времени — иначе переработки не оплачиваются, и при проверке ГИТ это прямой штраф. Плюс чаевые и премии за смену часто платят «в конверте», без отражения в зарплатной ведомости, что создаёт риск и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Из чего складывается цена бухгалтера для кафе

Базовая цена на аутсорсинге для одной точки на УСН с одной кассой и без алкоголя обычно ниже, чем для точки с ЕГАИС, барной картой и сменным персоналом из 8-10 человек. Дополнительно цена растёт от числа касс, наличия алкогольной лицензии и количества сотрудников на зарплате — каждый из этих пунктов добавляет отдельный блок работы, а не входит «по умолчанию».

Как проверить, что в текущем учёте кафе уже есть ошибки

Если техкарты не обновлялись больше года, а цены на продукты выросли — себестоимость в отчётах занижена. Если остатки по ЕГАИС не сверялись с фактическим складом алкоголя — вероятна недостача, которую спишут «в убыток» без объяснений. Проверить это быстро поможет экспресс-аудит: мы сверяем калькуляции, остатки и кассовые отчёты за последние периоды и показываем, где именно теряются деньги.

Если хотите разобраться с учётом своего кафе или получить расчёт цены на обслуживание — оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram.

Коротко по отрасли — что в учёте кафе и общепита считается иначе.

Частые вопросы

Можно ли кафе работать на патенте или обязательно УСН Патент можно применять, если кафе — это ИП, площадь зала не больше 150 м² и регион включил общественное питание в перечень патентных видов деятельности. У ООО патента нет по определению — только УСН или общая система. Если у ИП несколько точек и суммарная площадь залов превышает лимит, патент слетает, и придётся пересчитывать налоги по УСН или ОСНО с начала периода.

Нужна ли онлайн-касса, если кафе работает только навынос Да. Формат навынос не освобождает от кассы — освобождение касается узкого списка видов деятельности (например, торговля с рук в отдельных случаях), а не способа подачи еды. Если кафе принимает оплату наличными или картой, касса нужна по 54-ФЗ независимо от того, есть ли зал для посадки.