Зарплата и кадры: гайд для ИП и ООО

Из чего состоит зарплата: оклад, НДФЛ, взносы

Сумма в трудовом договоре — это оклад, а не то, что получит работник и не то, что заплатит компания. Из оклада вычитаем 13% НДФЛ (15% с части дохода свыше 5 млн рублей в год) — это уходит в бюджет за счёт работника. Сверху компания за свой счёт начисляет страховые взносы — ещё около 30% от оклада. Пример: оклад 50 000 рублей, работник получит на руки 43 500 рублей, а компания заплатит взносами дополнительно около 15 000 рублей.

Как рассчитать НДФЛ и когда его платить

НДФЛ удерживаем в день выплаты зарплаты и перечисляем в бюджет не позднее следующего рабочего дня. Порядок расчёта и ставки закреплены в главе 23 НК РФ, полный текст можно посмотреть на сайте КонсультантПлюс. С 2023 года НДФЛ платится с каждой выплаты, а не только с окончательного расчёта за месяц — если выдаёте аванс, налог с него тоже нужно перечислить в срок.

Страховые взносы: тарифы и сроки уплаты

Стандартный тариф — 30% от начислений до предельной базы (в 2024 году около 2,225 млн рублей на человека в год), после превышения — 15,1%. Малые и средние предприятия платят пониженный тариф 15% с части зарплаты выше МРОТ. Взносы перечисляем ежемесячно, не позднее 28 числа следующего месяца. Правила описаны в главе 34 НК РФ.

Кадровый учёт: какие документы обязательны

С первым сотрудником появляются обязательные документы: трудовой договор, приказ о приёме, штатное расписание, табель учёта рабочего времени, личная карточка. Без штатного расписания и приказов трудовая инспекция при проверке штрафует и ИП, и ООО одинаково — форма собственности здесь не спасает.

Зарплата у ИП: найм первого сотрудника

Пока ИП работает один, он платит только фиксированные взносы за себя. С момента найма первого работника обязанности расширяются: нужно встать на учёт как работодатель, ежемесячно начислять зарплату, взносы и НДФЛ, сдавать отчётность. На практике ИП часто пропускают именно постановку на учёт в СФР — забывают, что это отдельное действие, а не автоматическая процедура.

Зарплата в ООО: чем отличается от ИП

Директор ООО — тоже наёмный работник, даже если он единственный учредитель. Ему нужно начислять зарплату не ниже МРОТ, платить с неё НДФЛ и взносы. Частая ошибка — платить директору символическую зарплату 1000-2000 рублей «для вида»: налоговая расценивает это как искусственное занижение базы и доначисляет взносы.

Сроки отчётности по зарплате и штрафы за просрочку

Ежемесячно сдаём уведомление об исчисленных суммах и персонифицированные сведения, ежеквартально — расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ. За просрочку уплаты НДФЛ грозит пеня и штраф 20% от неуплаченной суммы, за опоздание с отчётом — от 1000 рублей за каждый месяц просрочки.

Частые ошибки в расчётах: что находит экспресс-аудит

На практике при экспресс-аудите чаще всего всплывают три вещи: НДФЛ не пересчитан после изменения ставки, взносы начислены по старому тарифу после превышения предельной базы, и премии проведены без указания их в трудовом договоре, что налоговая может переквалифицировать при проверке.

Если сомневаетесь, правильно ли начислена зарплата и взносы за последние периоды, оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём расчёты и покажем, где риск.

Частые вопросы

Нужно ли ИП вести кадровый учёт, если нет сотрудников Нет. Кадровые документы — приказы, трудовые договоры, штатное расписание — обязательны только с момента найма первого работника. ИП без сотрудников платит за себя только фиксированные страховые взносы и сдаёт декларацию по своему налоговому режиму.

Какие взносы платить за директора-учредителя в ООО Если директор — единственный учредитель и работает без трудового договора, взносы за него можно не платить. Но если оформлен трудовой договор (а так делают в большинстве случаев), нужно начислять зарплату и платить с неё НДФЛ и страховые взносы так же, как за любого другого работника.