Восстановление кадрового учёта

Что значит «восстановить кадровый учёт»

Восстановление кадрового учёта — это не переписывание документов заново, а сборка полного комплекта: трудовых договоров, приказов, личных карточек, графиков отпусков и книги учёта трудовых. Мы в практике часто видим одну и ту же картину: компания три года работала «на словах» — человека взяли, платили зарплату на карту, а договор так и не подписали. Формально сотрудник числится, а бумаг под ним нет вообще.

Восстановление закрывает этот разрыв: документы оформляют задним числом там, где это законно (например, приказ об отпуске можно составить и сейчас, если отпуск фактически был), а где нет — фиксируют текущее состояние и выстраивают учёт с этой даты.

5 признаков, что кадровый учёт нужно восстанавливать

Обычно к нам обращаются, когда замечают один или несколько из этих сигналов:

• нет ни одного приказа об отпуске за последние 1-2 года, хотя люди в отпуск уходили;
• личные карточки Т-2 заведены не на всех сотрудников или заполнены наполовину;
• трудовые договоры подписаны только у части штата, остальные работают «по устной договорённости»;
• при увольнении не могут найти основание — ни заявления, ни приказа;
• бухгалтер меняется каждый год, и каждый новый забирает документы «в своей папке», а не по акту.

Если совпало 2-3 пункта — учёт уже требует разбора, а не точечной правки.

Чем грозит компании отсутствие или ошибки в кадровых документах

Здесь работает статья 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства штраф для должностного лица составляет от 1 000 до 5 000 рублей за первый случай, а для юрлица — от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы вырастают, а руководителя могут дисквалифицировать на срок до 3 лет.

На практике инспектор ГИТ при плановой проверке проверяет не выборочно, а весь комплект сразу: если нет трудового договора хотя бы с одним сотрудником, это отдельный штраф, даже если остальные документы в порядке. Мы видели случаи, когда штраф выписывали за каждого «неоформленного» человека отдельно — сумма набегала быстрее, чем кажется на бумаге.

Как проходит восстановление: от аудита документов до сдачи в архив

Порядок обычно такой:

1. Сверяем список сотрудников по зарплатным ведомостям и налоговой отчётности — так находим тех, на кого документов нет вообще.
2. Составляем реестр недостающих и ошибочных документов по каждому человеку.
3. Восстанавливаем то, что можно оформить задним числом на основании фактов (табелей, платёжек).
4. Оформляем текущим числом то, что задним числом составлять нельзя — с объяснительной запиской, если нужно.
5. Формируем личные дела и сдаём завершённые в архив по правилам хранения, установленным Трудовым кодексом РФ.

Какие документы восстанавливают первыми

В первую очередь закрывают то, что чаще всего проверяют при выездной проверке: трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, штатное расписание и график отпусков. Личные карточки и книгу движения трудовых книжек можно восстановить чуть позже — на них штрафуют реже, но их всё равно проверяют, если инспектор дошёл до архива.

Сроки и стоимость восстановления

Срок зависит от глубины провала: если не хватает документов на 2-3 сотрудников за последний год, это несколько дней. Если учёт не вели вообще 2-3 года на весь штат — счёт идёт на недели. Точно оценить объём и стоимость помогает экспресс-аудит: мы смотрим текущий комплект документов, сверяем со штатом и списком выплат и уже на этом этапе видно, что придётся восстанавливать, а что можно оставить как есть.

Как не допустить повторного развала учёта

Разовое восстановление решает проблему на момент проверки, но без регулярного контроля учёт снова начнёт рассыпаться — особенно если кадровые вопросы ведёт бухгалтер по совместительству, между делом. Дешевле встроить проверку в постоянное бухгалтерское обслуживание: тогда приказы и договоры оформляют сразу, а не через два года, когда уже пришла проверка.

Если узнали свою компанию в списке признаков выше — не ждите проверки. Оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram, и мы посчитаем объём восстановления на бесплатном экспресс-аудите.

Частые вопросы

Сколько стоит восстановление кадрового учёта для ООО с 5 сотрудниками Стоимость зависит от количества сотрудников и глубины провала — за 2-3 года без единого приказа работа займёт больше времени, чем восстановление одного забытого договора. Точную сумму назовём после экспресс-аудита: обычно хватает одной короткой встречи, чтобы понять объём и посчитать смету.

Можно ли восстановить кадровый учёт без кадровика в штате Да, это стандартная ситуация для малого бизнеса. Восстановление и последующее ведение кадрового учёта можно передать на аутсорс — так делает большинство ИП и небольших ООО, где держать кадровика в штате нерентабельно.