Сроки хранения бухгалтерских документов

1. Почему сроки хранения не сводятся к одной цифре

Когда мы делаем экспресс-аудит для новых клиентов, регулярно видим одну и ту же картину: в компании хранят всё подряд одинаковые 4 года, потому что «так написано в законе про налоги». А потом выясняется, что расчётные листки за 2015 год уже уничтожены, хотя их нужно было держать 50 лет. На разные документы действуют разные нормы: 402-ФЗ про бухучёт, Налоговый кодекс и отдельный Перечень Росархива. У каждого свой срок и своя точка отсчёта, и путать их — прямой путь к штрафам или к судебным спорам с бывшими сотрудниками.

2. Первичные бухгалтерские документы — 5 лет

Накладные, акты, счета-фактуры, кассовые документы, регистры бухучёта по 402-ФЗ хранят не менее 5 лет после отчётного года. Основание — ст. 29 402-ФЗ, которая прямо называет этот минимальный срок для первичных документов и учётных регистров.

3. Налоговые документы и декларации — 5 лет по НК РФ

С 2023 года срок хранения документов для налогового контроля увеличили с 4 до 5 лет — поправки внесли в ст. 23 НК РФ. Это касается деклараций, книг учёта доходов и расходов, документов, подтверждающих расходы и вычеты. Если у компании были убытки, которые она переносит на будущие периоды, документы, подтверждающие сумму убытка, нужно хранить весь период его переноса плюс ещё 5 лет после.

4. Зарплата и кадры — от 5 до 75 лет

Здесь диапазон сроков самый большой, а правила — самые запутанные. Расчётно-платёжные ведомости и лицевые счета сотрудников, если есть карточки Т-2, хранят 5 лет; если карточек нет — 75 лет. Приказы о приёме, переводе, увольнении, личные дела, невостребованные трудовые книжки — 50-75 лет в зависимости от даты создания документа. Эти сроки берут не из налогового законодательства, а из Перечня Росархива, и о них нередко забывают при переезде офиса или смене бухгалтера.

5. От какой даты отсчитывать срок

Общее правило: срок считают не с даты составления документа, а с 1 января года, следующего за тем, в котором документ последний раз использовали — для расчёта налога, составления отчётности или начисления зарплаты. Документ за декабрь 2023 года формально «встаёт на счётчик» с 1 января 2024 года.

6. Что грозит за досрочное уничтожение

Если документов нет во время налоговой проверки, инспекция вправе доначислить налоги расчётным путём — по среднеотраслевым показателям, которые обычно выше реальных. Отдельно есть штраф по ст. 120 НК РФ за отсутствие документов — от 10 до 30 тысяч рублей. А если пропали кадровые документы, уволенный сотрудник может через суд оспорить стаж или расчёт компенсации, и доказать свою правоту компании будет нечем.

7. Как хранить: бумага, архив, электронный вид

Электронные документы с ЭЦП можно хранить только в цифровом виде, если обеспечена их читаемость все нужные годы. Бумажную первичку, полученную от контрагентов в оригинале, сканирование не заменяет — оригинал всё равно нужно держать физически или передать в архив. Если не уверены, что в вашей текущей системе хранения ничего не потеряется и сроки выдержаны корректно, разумно заказать экспресс-аудит: мы проверяем не только цифры в учёте, но и то, какие документы у вас реально есть и сколько их осталось хранить.

Если нужно разобраться со сроками хранения именно ваших документов или навести порядок в архиве — оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram.

Частые вопросы

С какого момента считать срок хранения документа: с даты составления или с конца отчётного года? По общему правилу для бухгалтерских и налоговых документов срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором документ последний раз использовали для составления отчётности или расчёта налога. То есть накладную за март 2024 года формально «включают в отсчёт» с 1 января 2025 года, а не с даты её составления.

Можно ли хранить документы только в электронном виде без бумажных оригиналов? Да, если документ изначально создан в электронном виде с электронной подписью и вы можете обеспечить его читаемость и целостность на протяжении всего срока хранения. Бумажную первичку, которую вам передали контрагенты в оригинале, оцифровка не заменяет — оригинал нужно хранить физически.