Счёт-фактура и УПД: отличия

Что такое счёт-фактура и зачем он нужен

Счёт-фактура — документ, который подтверждает сумму НДС при продаже товаров или услуг. Покупатель на общей системе налогообложения принимает НДС к вычету именно по счёту-фактуре. Форма утверждена постановлением Правительства № 1137, требования к заполнению — в ст. 169 НК РФ.

Выставляют счёт-фактуру плательщики НДС в течение 5 календарных дней после отгрузки. Если продавец на УСН или патенте, счёт-фактуру он не оформляет — НДС не начисляет.

Что такое УПД и как он объединяет два документа

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счёт-фактуру и первичный документ — накладную ТОРГ-12 или акт выполненных работ. Вместо двух бумаг вы подписываете одну. ФНС рекомендовала форму УПД письмом ММВ-7-15/155@ в 2013 году, с тех пор её активно применяют.

УПД бывает двух статусов: статус 1 заменяет и счёт-фактуру, и первичку, статус 2 — только первичный документ без НДС.

Чем УПД отличается от счёта-фактуры: сравнительная таблица

| Параметр | Счёт-фактура | УПД статус 1 | УПД статус 2 | |----------|--------------|--------------|--------------| | Подтверждает вычет НДС | Да | Да | Нет | | Заменяет накладную/акт | Нет, нужен отдельный документ | Да | Да | | Кто применяет | Плательщики НДС (ОСН) | Плательщики НДС (ОСН) | Любые режимы, в том числе УСН | | Строка «Статус» в документе | Нет такой строки | «1» | «2» | | Обязательные реквизиты | 28 показателей по ст. 169 НК | Все реквизиты счёта-фактуры + данные передачи | Только данные передачи (НДС не выделяется) |

Когда нужен счёт-фактура, а когда достаточно УПД

Если вы на ОСН и продаёте товары или услуги другой компании на ОСН, используйте УПД статус 1 — закроете сразу две задачи: покупатель примет НДС к вычету и получит первичку для бухучёта.

Счёт-фактуру отдельно выставляют, когда уже есть подписанная накладная или акт, и нужно только зафиксировать НДС. Такое встречается в старых учётных процессах или при работе через EDI-системы, где первичка и счёт-фактура идут раздельными файлами.

УСН-компании применяют УПД статус 2: он заменит накладную или акт, но НДС в нём не будет. Если ваш контрагент не платит НДС, ему статус 1 не нужен.

Как заполнить УПД: статус 1 и статус 2

В строке 1 УПД укажите статус: «1» — если заменяете счёт-фактуру и первичку, «2» — если только первичку. В статусе 1 заполняете все графы счёта-фактуры: ставку НДС, сумму налога, итого с НДС. В статусе 2 графы НДС прочеркиваете или пишете «Без НДС».

Обязательные реквизиты для статуса 1: номер и дата, продавец и покупатель с ИНН и адресами, наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, ставка НДС, сумма НДС, итого с НДС, подписи руководителя и главбуха или уполномоченных лиц.

Для статуса 2 достаточно данных передачи: кто, кому, что, сколько, когда, подписи сторон. Графы про НДС оставляете пустыми.

Ошибки при оформлении и как их избежать

Частая ошибка — компания на УСН выставляет УПД статус 1 и выделяет НДС. Покупатель принимает вычет, а при проверке налоговая доначисляет продавцу НДС к уплате, потому что упрощенец выделил налог в документе. Если вы на УСН, всегда используйте статус 2.

Вторая ошибка — в УПД статус 1 не заполнили все обязательные графы счёта-фактуры (например, пропустили ИНН или адрес). Покупатель не сможет принять НДС к вычету, придётся запрашивать исправленный документ.

Третья — подписали УПД без печати, когда устав компании требует печать на первичке. Формально УПД действителен и без печати с 2016 года, но если в вашем уставе прописано применение печати, ставьте её, чтобы избежать споров.

Что будет, если выставить не тот документ

Если плательщик НДС выставил покупателю на ОСН только накладную без счёта-фактуры или УПД статус 1, покупатель не примет вычет. Налоговая откажет в возмещении НДС, и покупателю придётся требовать от вас правильный документ.

Если вы на УСН случайно выставили УПД статус 1 с выделенным НДС, налоговая может доначислить вам этот НДС к уплате по итогам проверки. Выделили налог в документе — обязаны его заплатить в бюджет, даже если не являетесь плательщиком НДС.

Чтобы избежать таких ситуаций и выстроить документооборот правильно с самого начала, закажите бухгалтерское обслуживание — мы настроим выставление УПД и счетов-фактур под ваш режим налогообложения, проверим текущие документы и подскажем, где есть риски претензий от налоговой.

Оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём вашу ситуацию и предложим решение.

Частые вопросы

Можно ли заменить счёт-фактуру на УПД? Да, УПД со статусом 1 полностью заменяет счёт-фактуру и первичный документ одновременно. Покупатель сможет принять НДС к вычету на основании УПД так же, как по обычному счёту-фактуре.

Нужен ли УПД, если компания на УСН? УПД со статусом 2 удобен для упрощенцев: он заменяет накладную или акт, но не содержит НДС. Если вы на УСН и не выделяете НДС, используйте УПД статус 2 вместо отдельных первичных документов.