РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения

Три отчёта про одних и тех же людей

РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения — это три разных взгляда на одну и ту же зарплату. РСВ показывает страховые взносы, 6-НДФЛ — налог на доходы физлиц, персонифицированные сведения — кто и сколько получил в конкретном месяце. Разные формы, разная периодичность, но цифры внутри должны биться друг с другом. Именно на стыке этих отчётов бухгалтеры чаще всего получают требования из налоговой — не потому что кто-то нарушил закон, а потому что суммы в разных строках не совпали.

РСВ: про взносы

РСВ сдают ежеквартально все работодатели — и ООО, и ИП с сотрудниками. В нём отражают выплаты и начисленные на них взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Порядок расчёта закреплён в статье 431 НК РФ, актуальный текст можно посмотреть в Налоговом кодексе на сайте Консультант.Плюс. Срок — 25 число месяца после отчётного квартала.

6-НДФЛ: про налог

6-НДФЛ показывает, сколько налога компания как агент удержала и перечислила с доходов сотрудников. Отчёт тоже квартальный, но с накопительным итогом с начала года: во втором и третьем квартале цифры растут, а не обновляются с нуля. Из-за этого отчёт часто «не сходится» с ожиданиями бухгалтера, который сравнивает его с предыдущим кварталом напрямую.

Персонифицированные сведения: ежемесячный контроль

Это самый короткий и частый отчёт — сдают его каждый месяц, кроме месяца сдачи РСВ (за этот период данные уже есть в самом РСВ). Смысл прост: налоговая видит выплаты по каждому сотруднику раньше, чем придёт квартальный расчёт, и может сверить их с будущим РСВ.

Сроки на практике

РСВ и 6-НДФЛ сдают до 25 числа месяца после квартала, персонифицированные сведения — до 25 числа каждого месяца, кроме отчётного для РСВ. Точный календарь с учётом переносов из-за выходных удобно проверять на сайте ФНС перед каждой сдачей — переносы бывают почти каждый год.

Штрафы за опоздание

За РСВ и 6-НДФЛ — минимум 1000 рублей, даже если отчёт нулевой и начислений не было. За просроченные персонифицированные сведения — штраф с должностного лица, от 300 до 500 рублей. При повторных нарушениях налоговая внимательнее относится к компании на камеральных проверках.

Почему отчёт не принимают

Чаще всего отчёт возвращают из-за расхождений между РСВ и 6-НДФЛ по суммам выплат — например, если премию провели в одном отчёте раньше, чем в другом. Второй частый случай — в персонифицированных сведениях указали СНИЛС с ошибкой, и система не может привязать выплату к сотруднику.

Кто обязан сдавать

Сдают все, кто платит физлицам по трудовым или гражданско-правовым договорам, — и ООО, и ИП-работодатели. ИП без сотрудников все три отчёта не сдаёт вовсе.

Если не уверены, что цифры в ваших отчётах по зарплате сходятся между собой, разумно проверить это до того, как вопрос задаст налоговая. В рамках бухгалтерского обслуживания мы сверяем РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения между собой каждый отчётный период, а не только перед сдачей.

Оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём вашу ситуацию и скажем, где риск расхождений.

Частые вопросы

РСВ и персонифицированные сведения — это одно и то же? Нет. РСВ — квартальный отчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения — ежемесячный отчёт о суммах выплат и взносов по каждому сотруднику. По сути, персонифицированные сведения — это упрощённый слепок раздела 3 из будущего РСВ, который налоговая получает раньше, чем сам расчёт.

Если сотрудников нет, нужно ли сдавать РСВ и 6-НДФЛ? Если у ИП или ООО нет работников и выплат физлицам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения не сдают. А вот РСВ формально сдают всё равно — нулевой, просто с пустыми разделами, кроме случаев, когда организация зарегистрирована недавно и отчётный период выпал до постановки на учёт в качестве работодателя.