Кассовая дисциплина: лимиты и штрафы

Что такое кассовая дисциплина и кого она касается

Кассовая дисциплина — правила работы с наличными, которые обязаны соблюдать все юрлица и часть ИП. Три компонента: лимит остатка денег в кассе на конец дня, лимит расчётов наличными с контрагентами и оформление первичных документов по каждой операции. Правила установлены Указанием Банка России № 3210-У и № 5348-У. За нарушения штрафуют по статье 15.1 КоАП: должностное лицо — до 5 тысяч рублей, организацию — до 50 тысяч. ИП без работников могут не вести кассовые документы, но лимит расчётов соблюдать обязаны.

Лимит остатка наличных в кассе: кто устанавливает и как считать

Юрлица устанавливают лимит остатка сами — приказом руководителя. Формула: выручку наличными за любой период до 92 рабочих дней делим на количество дней в этом периоде и умножаем на число дней, на которые хотим оставить деньги в кассе (не больше 7 рабочих дней, или 14 — если ближайший банк далеко). Например, за 30 рабочих дней получили 300 тысяч наличной выручки, хотим сдавать в банк раз в 5 дней: 300 000 / 30 × 5 = 50 000 рублей — это и есть лимит. Деньги сверх лимита нужно сдать в банк в этот же день или на следующий. ИП могут не устанавливать лимит — для них ограничений по остатку нет. При экспресс-аудите часто встречаем ООО, которые забыли утвердить лимит приказом: формально это означает лимит ноль, и любые наличные на конец дня — уже нарушение.

Лимит расчётов наличными: 100 тысяч между юрлицами и ИП

Между юрлицами и ИП действует лимит 100 тысяч рублей наличными по одному договору. Это сумма по всем платежам в рамках одного соглашения, а не за одну операцию. Если сегодня заплатили поставщику 60 тысяч, завтра ещё 50 — это уже 110 тысяч по договору, нарушение. Не важно, сколько дней прошло или сколько РКО оформили: считается вся сумма по договору. Если договор бессрочный или на год, лимит всё равно 100 тысяч за весь период. Платить больше можно только безналом. Исключение — расчёты с физлицами (не ИП): там лимита нет. Выдали зарплату сотруднику 200 тысяч — законно, выплатили дивиденды учредителю наличными — тоже. А вот если физлицо зарегистрировано как ИП и вы с ним работаете по договору поставки, лимит 100 тысяч действует.

Расчёты с физлицами: какой лимит и есть ли исключения

С физлицами, которые не ИП, можно рассчитываться наличными без лимита. Это касается зарплаты, подотчётных сумм, выплаты дивидендов, возврата займа, оплаты по договорам покупки товаров у физлица. Но если физлицо ведёт предпринимательскую деятельность без регистрации — риск для вас: налоговая может переквалифицировать сделку, и тогда сработает лимит 100 тысяч задним числом. На практике такое встречается редко, но при проверке ФНС смотрит на систематичность операций и характер договора.

Какие документы оформлять: ПКО, РКО, кассовая книга

На каждое поступление наличных оформляем приходный кассовый ордер (ПКО), на каждую выдачу — расходный (РКО). В конце дня записываем итоги в кассовую книгу: сколько было на начало, сколько пришло, сколько выдали, остаток. Кассовую книгу ведём в бумаге или электронно, но с подписью кассира и главбуха. ИП без работников могут не вести кассовые документы совсем, но если есть хотя бы один работник — надо оформлять всё, как юрлицо. Частая ошибка: выдали деньги подотчётнику, но РКО оформили через неделю — это нарушение, документ нужен в день операции.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

По статье 15.1 КоАП превышение лимита остатка, расчёт наличными свыше 100 тысяч, отсутствие ПКО или РКО — одно нарушение с одинаковым штрафом. Должностное лицо (директор, главбух) — от 4 до 5 тысяч рублей, организация — от 40 до 50 тысяч. ИП штрафуют как должностных лиц. Каждый эпизод — отдельное нарушение: не оформили 10 РКО — могут выписать 10 штрафов. На практике налоговая обычно ограничивается одним-двумя протоколами, но право штрафовать за каждый случай у неё есть.

Как проверяют: на что смотрит налоговая и банк

Налоговая проверяет кассу при выездной проверке: требует кассовую книгу, ордера, приказ об установлении лимита, сверяет остатки с банковскими выписками. Банк следит за оборотами: если регулярно снимаете крупные суммы наличными и тут же вносите обратно, могут запросить пояснения — подозрение в обналичке или уходе от лимита расчётов. Ещё банк видит назначение платежа: написали «оплата по договору № 5 за товар» и сняли 150 тысяч наличными — вопросы неизбежны. При экспресс-аудите находим случаи: ООО платило поставщику частями наличными по одному договору, думая, что два платежа по 60 тысяч — не нарушение. Это нарушение, и если налоговая обнаружит, штраф неизбежен.

Если сомневаетесь, правильно ли ведёте кассу, закажите проверку учёта — получите отчёт с найденными ошибками и рекомендациями, как исправить до визита налоговой. Оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ИП соблюдать лимит остатка наличных в кассе?

С 2014 года ИП могут не устанавливать лимит остатка наличных — деньги в кассе можно хранить без ограничений по сумме. Но лимит расчётов наличными в 100 тысяч рублей по одному договору ИП обязаны соблюдать при работе с юрлицами и другими ИП.

Можно ли платить наличными поставщику больше 100 тысяч рублей частями?

Нельзя — лимит 100 тысяч рублей действует на один договор в целом, а не на одну операцию. Если разбить платёж на несколько дней или несколько РКО, но по одному договору, это нарушение. Банк России считает такое дробление обходом лимита, и штраф грозит.

Частые вопросы

Нужно ли ИП соблюдать лимит остатка наличных в кассе? С 2014 года ИП могут не устанавливать лимит остатка наличных — деньги в кассе можно хранить без ограничений по сумме. Но лимит расчётов наличными в 100 тысяч рублей по одному договору ИП обязаны соблюдать при работе с юрлицами и другими ИП.

Можно ли платить наличными поставщику больше 100 тысяч рублей частями? Нельзя — лимит 100 тысяч рублей действует на один договор в целом, а не на одну операцию. Если разбить платёж на несколько дней или несколько РКО, но по одному договору, это нарушение. Банк России считает такое дробление обходом лимита, и штраф грозит.