Как принять первого сотрудника

Встать на учёт в СФР как работодатель

СФР поставит вас на учёт автоматически, когда вы подадите первый отчёт ЕФС-1 с данными о приёме сотрудника. Отдельно регистрироваться не нужно. Срок подачи ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Если опоздаете, СФР выпишет штраф 500 ₽.

Для ИП и ООО порядок одинаковый — различий в регистрации нет.

Оформить трудовой договор

Договор подписываете до выхода сотрудника на работу или в день выхода — это требование ст. 67 ТК РФ. В договоре укажите должность, оклад или тариф, режим работы, дату начала, условия испытательного срока (если нужен).

От сотрудника потребуются: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (для отдельных должностей), военный билет (для мужчин до 30 лет). Трудовую книжку просите, только если человек продолжает вести бумажную — новые сотрудники работают по электронной.

На основании договора издаёте приказ о приёме (форма Т-1 или свободная) — сотрудник расписывается в нём в день выхода.

Завести кадровые документы

Обязательные документы:

Личная карточка Т-2 (или свободная форма) — заполняете в день приёма.
Раздел 3 трудовой книжки (если сотрудник ведёт бумажную) — вносите запись в течение 5 рабочих дней.
Электронная трудовая (СЗВ-ТД) — подаёте в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.

Если у вас ИП без других сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и график отпусков не обязательны — достаточно прописать режим работы в трудовом договоре. Для ООО штатное расписание желательно завести сразу.

Рассчитать зарплату, НДФЛ и взносы

Зарплату за первый месяц платите пропорционально отработанным дням. НДФЛ 13 % удерживаете при выплате и перечисляете в налоговую не позднее 28-го числа следующего месяца.

Страховые взносы за 2025 год: 30 % с выплат в пределах 2 225 000 ₽ на человека в год, сверх лимита — 15,1 %. В эти 30 % входят пенсионные, медицинские взносы и взносы на случай временной нетрудоспособности. Платите единым платежом до 28-го числа следующего месяца.

Взносы на травматизм зависят от класса риска вашей деятельности — от 0,2 % до 8,5 %. Уточните свой тариф в СФР или на сайте ФНС.

Если сомневаетесь в расчётах или хотите проверить текущий учёт перед первой зарплатой, закажите бухгалтерское обслуживание — мы настроим учёт и возьмём расчёты на себя.

Сдать отчётность по сотруднику

В первый месяц работы сотрудника подаёте:

ЕФС-1 (сведения о приёме) — не позднее следующего рабочего дня после приказа.
6-НДФЛ — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором выплатили зарплату (если приняли в январе и выплатили в феврале, срок — до 25 апреля).
Персонифицированные сведения о физлицах (бывший РСВ) — ежемесячно до 25-го числа следующего месяца.

Все отчёты сдаёте в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика.

Чек-лист: что сделать в первый месяц

Подписать трудовой договор до выхода или в день выхода.
Издать приказ о приёме.
Подать ЕФС-1 на следующий рабочий день.
Завести личную карточку, внести запись в трудовую (если бумажная).
Выплатить зарплату, удержать НДФЛ.
Перечислить НДФЛ и взносы до 28-го числа следующего месяца.
Сдать персонифицированные сведения до 25-го числа следующего месяца.

Если хотите передать расчёт зарплаты и отчётность на аутсорсинг, оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — настроим учёт с первого дня работы сотрудника.

Частые вопросы

Когда встать на учёт в СФР как работодатель? Встать на учёт нужно в течение 30 календарных дней с даты заключения первого трудового договора. СФР сам поставит вас на учёт по данным из ЕФС-1 — подавать отдельное заявление не требуется. Если опоздаете с отчётом, СФР может выписать штраф 500 ₽.

Какие документы нужны от сотрудника? Паспорт, СНИЛС, ИНН (если есть), документ об образовании (для отдельных должностей), военный билет (для мужчин призывного возраста). Трудовую книжку просите, только если человек её ведёт в бумаге — с 2021 года новые сотрудники могут работать только по электронной, а бумажную не заводят.