Кадровый учёт на аутсорсе: что входит

Кадровое делопроизводство: что это и почему не только для крупных компаний

Кадровый учёт — это документы, которые фиксируют отношения между работодателем и сотрудником: приём на работу, отпуска, увольнение, изменения условий труда. Многие ИП и небольшие ООО считают, что кадровое делопроизводство нужно только там, где есть отдел кадров из нескольких человек. На практике обязанность возникает с первого сотрудника — хоть это продавец на полставки, хоть удалённый менеджер.

Обязательный минимум документов с первого сотрудника

Как только вы оформляете первого работника, у вас должны появиться: письменный трудовой договор, приказ о приёме на работу, личная карточка (можно в свободной форме, унифицированная Т-2 не обязательна), запись в трудовой книжке или сведения в электронном формате СТД-Р, правила внутреннего трудового распорядка и положение об обработке персональных данных. Перечень и сроки оформления закреплены в Трудовом кодексе РФ — договор нужно подписать до фактического допуска к работе, а приказ издать не позднее трёх рабочих дней после этого.

Что входит в кадровый учёт на аутсорсе: полный список задач

На аутсорсе кадровик ведёт полный цикл: оформляет приём, переводы и увольнения, готовит график отпусков и следит за его соблюдением, рассчитывает стаж для отпускных и больничных, ведёт табель учёта рабочего времени, готовит документы для СФР и налоговой (уведомления о трудоустройстве, отчётность по взносам), сопровождает проверки ГИТ и хранит архив на случай спора с сотрудником.

Когда кадровый учёт обязателен, а когда можно обойтись без него

Если вы работаете один, без сотрудников, или сотрудничаете только с самозанятыми и подрядчиками по ГПХ — кадровый учёт формально не нужен. Как только появляется хотя бы один человек по трудовому договору, документы обязательны независимо от размера бизнеса и срока работы сотрудника.

ИП vs ООО: есть ли разница в кадровых требованиях

Разницы в требованиях к документам практически нет — ИП-работодатель обязан вести кадровый учёт так же, как и ООО. Отличие в масштабе: у ИП обычно меньше сотрудников, поэтому кадровые процедуры проще администрировать, но пропускать их из-за небольшого штата всё равно нельзя.

Сколько стоит кадровое делопроизводство на аутсорсе

Стоимость обычно зависит от количества сотрудников и объёма кадровых событий в месяц — приёмов, увольнений, отпусков. Для небольшой команды это, как правило, дешевле найма кадровика даже на четверть ставки. Отдельно оценивается разовая работа — восстановление архива, если документы раньше не оформлялись.

Штрафы за отсутствие кадровых документов: суммы и статьи КоАП

За нарушения трудового законодательства отвечает статья 5.27 КоАП РФ. За отсутствие письменного трудового договора или его фактическую замену гражданско-правовым штраф для ИП составляет от 5 до 10 тысяч рублей, для юрлиц — от 50 до 100 тысяч рублей. За повторное нарушение суммы удваиваются, а должностному лицу может грозить дисквалификация на срок от одного до трёх лет.

Как перейти на аутсорс кадрового учёта без потерь

Перед передачей кадрового учёта на аутсорс подрядчик обычно проводит проверку текущих документов: смотрит, что уже оформлено правильно, а что нужно восстановить или переоформить. Такую же логику мы используем и в бухгалтерии — проверить состояние учёта и найти слабые места помогает экспресс-аудит, после которого понятно, с чего начинать.

Если у вас уже есть сотрудники, а кадровые документы оформлены частично или их нет вовсе — оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram. Разберём, что нужно восстановить срочно, а что можно привести в порядок постепенно.

Частые вопросы

Нужно ли ИП без сотрудников вести кадровый учёт? Нет. Пока у ИП нет ни одного работника по трудовому договору, кадровые документы не нужны — ни штатное расписание, ни правила внутреннего трудового распорядка. Обязанность появляется в день, когда вы принимаете первого человека, даже если это родственник или знакомый на полставки.

Сколько стоит кадровое делопроизводство на аутсорсе для малого бизнеса? Для ИП или ООО с небольшим штатом кадровый учёт на аутсорсе обычно обходится дешевле, чем зарплата штатного кадровика даже на четверть ставки. Точная цена зависит от числа сотрудников и того, ведёте ли вы только текучку или нужно восстановить архив с нуля — это стоит уточнять с конкретным подрядчиком.