Инвентаризация: когда обязательна

Что такое инвентаризация и зачем она нужна

Инвентаризация — это проверка того, что числится в учёте и что есть на самом деле. Вы сверяете остатки товаров на складе, деньги в кассе, задолженности контрагентов с данными в бухгалтерских документах. Если обнаружили расхождение — отражаете его в учёте: списываете недостачу или оприходуете излишек.

Компании проводят инвентаризацию по двум причинам: чтобы выполнить требования закона или чтобы проверить, не теряются ли деньги и товары. Вторая причина — добровольная, первая — обязательная.

Когда инвентаризация обязательна по закону

Закон 402-ФЗ о бухучёте требует проводить инвентаризацию минимум раз в год — перед составлением годовой отчётности. Это касается всех ООО, независимо от системы налогообложения. Для ИП обязательной инвентаризации нет, но если вы ведёте бухучёт добровольно — правила те же.

Кроме годовой проверки, инвентаризацию нужно проводить в таких случаях:

— Меняется материально ответственное лицо (кладовщик, кассир). Перед передачей дел новому МОЛ проверяете всё, что под его ответственностью.

— Обнаружили кражу, пожар, затопление или другое ЧП. Инвентаризацию проводите сразу, чтобы зафиксировать размер ущерба.

— Ликвидируете или реорганизуете компанию. Перед закрытием нужно проверить все активы и обязательства.

— Меняете форму собственности (например, ООО становится АО).

Если в компании несколько материально ответственных лиц, можно проводить выборочную инвентаризацию — только по тем позициям, за которые отвечает конкретный человек.

Кто проводит инвентаризацию и какие документы оформлять

Инвентаризацию проводит комиссия минимум из трёх человек. Руководитель назначает председателя и членов комиссии приказом. В комиссию обычно входят главный бухгалтер, руководитель или его заместитель, сотрудник склада или другого подразделения. Материально ответственное лицо участвует в инвентаризации, но не может быть председателем.

Основные документы:

— Приказ о проведении инвентаризации — указываете сроки, состав комиссии, какие объекты проверяете.

— Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3 для товаров и материалов, ИНВ-1 для основных средств) — фиксируете фактическое наличие.

— Сличительная ведомость (форма ИНВ-19) — сравниваете учётные данные с фактическими, выявляете излишки или недостачи.

— Акт инвентаризации — итоговый документ с выводами комиссии.

Формы ИНВ утверждены Постановлением Госкомстата № 88. Можете использовать их или разработать собственные — главное, чтобы были все обязательные реквизиты.

Как провести инвентаризацию: пошаговая инструкция

Издайте приказ о проведении инвентаризации. Укажите дату начала и окончания, состав комиссии, перечень объектов.
Возьмите у МОЛ расписку, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности оприходованы. Без этой расписки инвентаризация недействительна.
Пересчитайте фактическое наличие. Комиссия проверяет товары, материалы, деньги в кассе, основные средства — всё, что указано в приказе. Пересчёт идёт в присутствии МОЛ.
Заполните инвентаризационную опись. Записываете количество и стоимость каждой позиции. Опись подписывают все члены комиссии и МОЛ.
Сравните данные описи с учётом. Сличительную ведомость заполняете, если есть расхождения. Если всё сошлось — ведомость не нужна.
Оформите акт и передайте документы руководителю. Он принимает решение, как поступить с недостачей или излишками.

Обычно инвентаризацию проводим в декабре или начале января, чтобы успеть отразить результаты в годовой отчётности. Если заметили серьёзные расхождения в учёте, поможет бухгалтерское обслуживание — проверим весь учёт и исправим ошибки до сдачи отчётности.

Что делать с излишками и недостачами

Излишки приходуете по рыночной стоимости на дату инвентаризации. Проводка: Дт 10 (41, 50) Кт 91.1 — отражаете прочий доход. Этот доход увеличивает налоговую базу по прибыли или УСН.

Недостачу списываете на виновное лицо или на расходы компании, если виновных нет. Если МОЛ признаёт вину, удерживаете сумму из зарплаты (не больше 20% за раз) или он возмещает добровольно. Если не признаёт — обращаетесь в суд.

Проводки при недостаче:

— Дт 94 Кт 10 (41, 50) — списали недостачу с учёта.

— Дт 73.2 Кт 94 — отнесли на виновное лицо.

— Дт 70 Кт 73.2 — удержали из зарплаты.

Если виновных нет (например, товар испортился в пределах естественной убыли), списываете на расходы: Дт 91.2 Кт 94. Но для налоговой это расход, только если есть документы, подтверждающие причину.

Штрафы и последствия, если не провести инвентаризацию

Прямого штрафа за отсутствие инвентаризации нет. Но налоговая может признать это грубым нарушением правил учёта по ст. 15.11 КоАП — штраф от 5 до 10 тысяч рублей на должностное лицо.

Серьёзнее другое: если вы не провели инвентаризацию, налоговая при проверке может обнаружить расхождения между учётом и фактическим наличием. Тогда инспекция доначислит налог, пени и штраф 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ).

Пример: компания не проводила инвентаризацию три года. При выездной проверке налоговая обнаружила, что на складе товара меньше, чем в учёте. Компания не смогла подтвердить реализацию или списание. Налоговая доначислила УСН 15% с этой суммы, плюс пени и штраф.

Частые ошибки при инвентаризации

Не взяли расписку у МОЛ перед началом. Без расписки о том, что все документы сданы, результаты инвентаризации можно оспорить.

Не привлекли МОЛ к пересчёту. Материально ответственное лицо должно присутствовать и подписать опись. Иначе сотрудник может заявить, что не согласен с результатами.

Не провели инвентаризацию при смене МОЛ. Новый кладовщик принял склад без проверки, через месяц обнаружили недостачу. Доказать, кто виноват — старый или новый МОЛ — уже невозможно.

Забыли про расчёты с контрагентами. Инвентаризация — это не только товары и касса, но и дебиторская с кредиторской задолженностью. Нужно сверить акты с контрагентами и зафиксировать реальные долги.

Провели инвентаризацию, но не отразили результаты в учёте. Недостачу или излишки обязательно провести проводками, иначе отчётность будет недостоверной.

Оставьте заявку

Если нужно провести инвентаризацию или разобраться с её результатами, оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram. Поможем оформить документы, исправить ошибки в учёте и подготовить отчётность без замечаний от налоговой.

Частые вопросы

Обязательно ли проводить инвентаризацию каждый год? Да, перед составлением годовой отчётности инвентаризацию нужно провести обязательно — это требование закона 402-ФЗ. Даже если вы на УСН «доходы» и не ведёте учёт активов в полном объёме, перед отчётностью проверьте хотя бы кассу и расчётный счёт.

Что будет, если не провести обязательную инвентаризацию? Налоговая при проверке может доначислить налог на прибыль или УСН, если обнаружит расхождения между учётом и фактическим наличием имущества. Кроме того, компанию могут оштрафовать по ст. 15.11 КоАП на сумму от 5 до 10 тысяч рублей за грубое нарушение правил учёта.