Что такое КУДиР и как её вести на УСН

Что такое КУДиР и кто обязан её вести

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — налоговый регистр, в котором фиксируете все поступления и затраты. На УСН её ведут все: и ИП, и ООО, независимо от объекта налогообложения. Обязанность закреплена в статье 346.24 НК РФ. Форму и порядок заполнения утвердил приказ Минфина № 135н.

КУДиР не сдаёте в налоговую, но обязаны предъявить по требованию при проверке. Если книги нет или она заполнена с грубыми нарушениями — штраф от 10 000 ₽.

Какие разделы есть в КУДиР на УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы»

На объекте «Доходы» заполняете два раздела:

Раздел I — доходы. Фиксируете каждое поступление: дату, номер документа, содержание операции, сумму. Например: «15.03.2025, платёжное поручение № 47, оплата по договору № 12, 85 000 ₽».
Раздел IV — расходы, уменьшающие налог (страховые взносы, больничные за счёт работодателя, торговый сбор). ИП без сотрудников может учесть взносы за себя полностью.

На объекте «Доходы минус расходы» добавляются:

Раздел II — расходы на основные средства и нематериальные активы (если покупали оборудование, технику).
Раздел III — убытки прошлых лет, которые переносите на текущий период.

Разделы V и VI (по торговому сбору) заполняют только плательщики этого сбора — в Москве, например.

Как правильно заполнять КУДиР: основные правила

Фиксируйте операции в хронологическом порядке по мере их совершения. Доходы отражайте кассовым методом — в день поступления денег на счёт или в кассу. Расходы на «Доходы минус расходы» — в день оплаты и факта получения товара или услуги (берётся более поздняя дата).

Каждая запись должна подтверждаться документом: платёжкой, чеком, накладной, актом. Указывайте номер и дату документа. Суммы — в рублях и копейках. Исправления заверяйте датой, подписью и печатью (если есть).

Не включайте в доходы возврат займа, обеспечительный платёж, ошибочные поступления. Не включайте в расходы затраты из закрытого перечня (статья 346.16 НК РФ не разрешает списать всё подряд).

Частые ошибки при ведении КУДиР

Вот ошибки, которые встречаются регулярно:

Учли доход раньше оплаты. По договору отгрузили товар 10-го числа, деньги пришли 15-го — доход отражаем 15-го, а не 10-го.
Забыли проверить закрытый перечень расходов. Например, включили штрафы контрагентам — на УСН их списать нельзя.
Не синхронизировали книгу с банковской выпиской. Каждое поступление на счёт должно найти отражение в разделе I.
Не прошили книгу по итогам года. Без прошивки, нумерации и подписи КУДиР считается не оформленной.

Если сомневаетесь в правильности учёта, проверить его поможет бухгалтерское обслуживание — мы разбираем КУДиР в рамках текущей работы или отдельной проверки.

Штрафы за отсутствие или неправильное ведение КУДиР

Грубое нарушение учёта (статья 120 НК РФ):

Отсутствие КУДиР или систематические ошибки в одном периоде — 10 000 ₽.
Нарушения в нескольких периодах — 30 000 ₽.
Если ошибки привели к занижению налога — 20% от недоимки, минимум 40 000 ₽.

Плюс налоговая может доначислить налог расчётным методом (по аналогичным компаниям), а это почти всегда больше реальной суммы.

Нужно ли распечатывать и прошивать КУДиР

В течение года ведите в любой удобной форме: Excel, 1С, бумага. По итогам года (до 31 марта для ООО, до 30 апреля для ИП) распечатайте, пронумеруйте страницы, прошейте и заверьте подписью руководителя. Если есть печать — поставьте на заверительную надпись. Заранее заверять в налоговой не требуется с 2013 года.

Электронную форму без распечатки можно использовать, только если ведёте учёт в системе с электронной подписью и храните в таком виде. На практике большинство всё равно распечатывают — так спокойнее при проверке.

Как налоговая проверяет КУДиР

При выездной проверке инспектор запрашивает КУДиР и сверяет её с банковскими выписками, договорами, первичными документами. Ищет:

Не пропущены ли доходы (есть поступление на счёт — нет в книге).
Все ли расходы подтверждены и входят в разрешённый перечень.
Совпадают ли даты и суммы с документами.
Правильно ли рассчитана налоговая база в декларации УСН.

Если находят расхождения — доначисляют налог, пени, штраф. Поэтому ведите книгу аккуратно и сверяйте её с выписками ежемесячно, а не раз в год перед декларацией.

Нужна помощь в ведении КУДиР, восстановлении учёта или проверке перед налоговой? Оставьте заявку через форму на сайте, по телефону или в Telegram — разберём ситуацию и предложим решение.

Частые вопросы

Что будет, если не вести КУДиР на УСН? Штраф по статье 120 НК РФ — от 10 000 до 30 000 ₽ за грубое нарушение учёта. Если отсутствие КУДиР привело к занижению налога, штраф составит 20% от недоимки, минимум 40 000 ₽. Плюс налоговая может пересчитать доходы расчётным методом, что обычно невыгодно.

Можно ли вести КУДиР в Excel? Да. Форма не регламентирована — ведите в Excel, 1С, специализированном сервисе или на бумаге. Главное — соблюдать структуру разделов из приказа № 135н и фиксировать операции в хронологическом порядке. По итогам года распечатайте, пронумеруйте страницы, прошейте и заверьте подписью и печатью (если есть).